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「新しいプリンターをネットワークにつなぎたいが、どの接続方法がよいか分からない」「設定した直後は使えるのに、数日後に印刷できなくなる」「部署ごとにプリンターを分けたいが、誰がどの機器を使えるか整理できていない」。会社でプリンターを共有すると、このような悩みが起こりやすくなります。

プリンターのネットワーク接続は、ケーブルをつなぐだけで終わるものではありません。接続方式、IPアドレス、利用範囲、認証やアクセス制御、障害時の確認担当まで決めておく必要があります。

この記事では、会社でプリンターをネットワーク接続する前に確認したい5項目を整理します。小規模オフィスで1台を共有する場合から、複数部署・複数拠点で運用する場合まで、導入後の混乱を減らす考え方を紹介します。

プリンターのネットワーク接続方式を選ぶ

まず、プリンターをどの範囲で共有するかを決めます。接続方式によって、設定の手間、障害時に確認する場所、利用者を増やすときの作業が変わります。

一方で、無線LANは設置しやすい反面、電波状況や社内のネットワークポリシーの影響を受けます。また、有線LANは配線が必要ですが、印刷量が多い場所や接続の安定性を重視する場所に適しています。そのため、方式の名前だけで決めず、設置場所と利用人数を基準に選びます。

IPアドレスと機器情報を管理する

ネットワーク接続では、プリンターの住所にあたるIPアドレスを確認します。自動取得に任せると、ルーターやネットワーク環境の変更後にアドレスが変わり、パソコンが以前の接続先を探し続けることがあります。

固定IPが必要かを判断する

社内で継続的に使う共有プリンターは、固定IP、またはDHCP予約など、アドレスを変わりにくくする方法を検討します。なお、どの方法を採用できるかは、社内ネットワークの管理ルールによって異なります。そのため、情シスや外部の管理担当者へ確認します。独断で設定すると、別の機器とアドレスが重複するおそれがあります。

台帳に記録する

少なくとも、メーカー・型番、設置場所、MACアドレス、IPアドレス、接続方式、管理担当、利用部署を記録します。プリンター名だけでなく、機器の実体と接続先を結び付けておくと、印刷できないときの確認が早くなります。プリンターが突然オフラインになる原因を確認するときにも、台帳が役立ちます。

利用範囲と印刷先の名前を決める

ネットワーク接続したプリンターは、誰でも見つけられる状態にすればよいとは限りません。まず、部署・フロア・拠点ごとに利用範囲を決めます。そのうえで、パソコンの画面で迷わない名前を付けます。

印刷先の名前に、設置場所や用途を含めると、似た機器が並んでも選びやすくなります。ただし、名前を変えただけでアクセス制御ができるわけではありません。利用制限が必要な場合は、ネットワーク側の設定やユーザー認証など、別の仕組みと組み合わせます。

ネットワーク接続時のセキュリティを確認する

プリンターも社内ネットワークに接続する機器の1つです。そこで、初期パスワード、管理画面へのアクセス、不要な通信機能などを確認します。さらに、必要以上に外部へ公開しない設定にします。

• 管理画面の初期パスワードを変更する
• 管理画面へアクセスできる範囲を必要な担当者に絞る
• 使わない無線機能や通信機能を放置しない
• ファームウェアやセキュリティ更新の担当を決める
• 機密文書を扱う場合は認証印刷や回収ルールを検討する

機器の設定を厳しくしすぎると、現場がパスワードを共有したり、無断で別の接続方法へ変更したりすることがあります。守るべき情報と、現場が毎日行う操作を分けて設計することが重要です。印刷制限や認証印刷を検討する場合は、印刷物の取り忘れによる情報漏えいへの対策も参考になります。ネットワーク機器を含む基本的な安全対策は、IPAの情報セキュリティ対策も確認しておきましょう。

印刷できないときの切り分け方法を決める

ネットワーク接続後のトラブルは、プリンター本体、ネットワーク、パソコン設定のどこで起きているかを切り分けます。担当者が変わっても対応できるよう、確認順を簡単に文書化します。

まず本体の電源、エラー、用紙、トナーを確認します。次にネットワークケーブルや無線接続、ルーター・スイッチの状態を確認し、台帳に記録したIPアドレスと現在の表示を照合します。そのうえで、印刷キューの停止や、別の印刷先を選んでいないかを確認します。

複数のパソコンで同時に印刷できない場合は、共通するネットワークやプリンター側を先に確認します。一方で、1台だけなら、そのパソコンのドライバー、ポート、既定のプリンターを確認します。また、印刷が遅い・止まる原因も、症状が端末全体か一部かを分ける際の参考になります。

失敗しにくいネットワーク接続の導入手順

1. 利用人数・部署・設置場所・印刷量を整理する
2. 有線LAN・無線LAN・サーバーなどの方式を選ぶ
3. IPアドレスとネットワーク側のルールを確認する
4. 管理担当と利用範囲、印刷先名を決める
5. 1台のパソコンで接続・印刷を試験する
6. テスト後に端末を増やし、台帳を更新する

一度に全端末を設定せず、まず1台で試験すると、接続方式や印刷先名の問題を見つけやすくなります。また、A4普通紙だけでなく、カラー、両面、複数ページなど、実際の業務に近い条件で確認します。

プリンターレンタルの相談で伝えること

ネットワーク接続を含めてプリンターを導入する場合は、機種や月間枚数だけでなく、社内ネットワークの条件を伝えます。次の情報があると、設置や初期設定、保守の範囲を検討しやすくなります。

• 利用する部署・人数・端末数
• 設置場所と、有線・無線の希望
• 固定IPやプリントサーバーの社内ルール
• カラー・両面・A3などの印刷条件
• 認証印刷や利用履歴が必要か
• 初期設定、端末追加、障害対応をどこまで任せたいか

導入後に「つながらない」「どの印刷先を選べばよいか分からない」とならないよう、機器の設置だけでなく、接続情報の記録や利用者への案内まで含めて相談します。ネットワーク環境によっては、社内の管理担当者との調整が必要になるため、早めに条件を共有することが大切です。

プリンターのネットワーク接続チェックリスト

1. 利用人数・部署・設置場所を整理した
2. 接続方式のメリットと制約を確認した
3. IPアドレスの管理方法を決めた
4. 機器情報を台帳へ記録した
5. 利用範囲と印刷先名を決めた
6. 初期パスワードや不要な通信機能を確認した
7. 1台の端末でテスト印刷した
8. 障害時の確認順と担当者を決めた

まとめ

会社のプリンターをネットワーク接続すると、複数人で共有しやすくなる一方、接続方式、IPアドレス、利用範囲、セキュリティ、障害対応を決めておかないと、導入後のトラブルにつながります。そのため、1台で試験し、機器情報と設定を記録してから社内へ展開しましょう。

また、現在のネットワーク環境に合うプリンターの選び方、初期設定、端末追加、保守までまとめて確認したい場合は、ぜひ下記のお問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。