プリンター管理台帳を作成すると、プリンターの台数が増えても、型番や設置場所、契約先、消耗品の在庫などが分からなくなりがちです。担当者が変わったときに確認先が見つからないと、問い合わせや復旧にも時間がかかります。
そこで役立つのが、プリンターの情報を一つにまとめる管理台帳です。この記事では、総務や情報システム担当者が最初に記録したい10項目と、更新を続けやすい運用方法を解説します。
管理台帳には「機器情報」「設置・接続情報」「契約・運用情報」「履歴」を記録します。最初から複雑にせず、1台1行で一覧化し、変更があった日に更新することが大切です。
プリンター管理台帳を作るメリット
担当者が変わっても情報を引き継げる
口頭や個人のメモだけで管理すると、異動や退職のたびに情報が途切れます。台帳に設置場所、管理担当者、問い合わせ先を残しておけば、初めて対応する人でも状況を確認できます。
トラブル対応を早くできる
エラーが起きたときは、型番、IPアドレス、契約先、保守窓口が分かるだけでも初動が早くなります。プリンターのトラブルが繰り返される職場では、再発しやすい原因と見直し方も確認しておくと安心です。
台数やコストを見直しやすい
利用部門と印刷量を一覧で把握すると、使われていない機器や重複した契約を見つけやすくなります。適正台数の考え方はプリンターの適正台数に関する記事も参考にしてください。
管理台帳に記録すべき10項目
| 分類 | 記録項目 | 記録する内容 |
|---|---|---|
| 機器情報 | 1. メーカー・機種名 | メーカー、シリーズ名、正確な型番 |
| 機器情報 | 2. 管理番号・製造番号 | 社内管理番号、シリアル番号、資産番号 |
| 設置情報 | 3. 設置場所 | 建物、階、部屋、フロア内の位置 |
| 設置情報 | 4. 利用部門・担当者 | 主な利用部署、責任者、一次連絡先 |
| 接続情報 | 5. 接続方法 | 有線・無線、接続先、共有名 |
| 接続情報 | 6. IPアドレス | 固定・自動の別、IPアドレス、MACアドレス |
| 契約情報 | 7. 契約先・保守窓口 | 販売店、保守会社、電話番号、受付時間 |
| 契約情報 | 8. 契約期間・費用 | 開始日、満了日、月額、カウンター料金 |
| 消耗品 | 9. トナー・用紙 | 対応品番、保管場所、発注先、最低在庫 |
| 履歴 | 10. 点検・修理履歴 | 発生日、症状、対応内容、交換部品、完了日 |
項目ごとの記録ポイント
型番と管理番号は写真でも残す
同じシリーズでも仕様が異なる場合があるため、機種名だけでなく型番と製造番号を記録します。ラベルの写真を台帳に添付すると、入力ミスの確認にも使えます。
接続情報は変更日も記録する
IPアドレスや共有名はネットワーク変更で変わることがあります。現在の値だけでなく、最終確認日と変更担当者も残しておくと、古い情報を使う事故を防げます。
契約情報は更新月を目立たせる
契約満了日や自動更新の有無を記録し、更新月の1〜2か月前に確認します。契約期間を比較して見直したい場合はプリンター契約期間の考え方も役立ちます。
この記事で紹介した項目を入力できる、プリンター管理台帳の無料Excelテンプレートを用意しました。管理番号、型番、設置場所、接続情報、契約満了日、消耗品、点検日を1台1行で管理できます。
プリンター管理台帳テンプレート（Excel）をダウンロード
管理台帳を更新し続ける運用方法
- 保存場所を一つに決める：共有フォルダーや社内クラウドなど、担当者以外も確認できる場所に保存します。
- 変更時更新をルール化する：移設、交換、契約変更、ネットワーク変更があった日に更新します。
- 月1回だけ棚卸しする：現物と台帳を照合し、空欄や古い情報を確認します。
- 権限とバックアップを設定する：編集者を限定し、誤削除に備えて履歴やバックアップを残します。
管理台帳のテンプレートに入れる列
Excelやスプレッドシートで作る場合は、次の列を用意すると運用を始めやすくなります。
管理番号｜メーカー｜型番｜製造番号｜設置場所｜利用部門｜担当者｜接続方法｜IPアドレス｜契約先｜契約満了日｜対応トナー｜在庫数｜最終点検日｜備考
空欄を無理に埋めるのではなく、「未確認」「対象外」と記載して状態を明確にします。後から確認すべき項目が分かるため、台帳が形だけになるのを防げます。
