1週間無料お試し実施中！

オフィス移転では、レイアウトの決定、引っ越し業者の手配、電話やインターネット回線の切り替えなど、やるべきことが多くあります。その中で、プリンターや複合機の設置場所まで細かく考える余裕がない会社も少なくありません。

実際、オフィス移転時のプリンターは「とりあえず移設できれば大丈夫」と考えられがちです。しかし業務が始まってから、「前より印刷物を取りに行きづらい」「スキャンが使えない」「人が集中して使いにくい」と気づくケースがあります。

この記事では、オフィス移転で見落とされやすいプリンターまわりの確認ポイントを、移設前に無理なくチェックできる形で解説します。

移転後に「前の方が使いやすかった」と感じる理由

新しいオフィスになると、働きやすくなるイメージがあります。しかし、プリンターや複合機については、移転後に「前のオフィスの方が使いやすかった」と感じることがあります。

これは機器が悪くなったわけではありません。部署の位置、人の動き、会議室の場所、共有スペースの使い方が変わったことで、以前の設置場所の考え方が合わなくなるためです。

移転後の変化	起こりやすいこと
部署配置が変わる	よく使う人から遠くなる
フリーアドレスになる	誰が使いやすい場所か曖昧になる
会議室が増える	資料印刷が一部に集中する
共有スペースが広がる	書類を取りに行く距離が伸びる

オフィスが変われば、人の動きも変わります。それに合わせてプリンターの使い方も変わることがあります。

配線条件と使いやすさのバランスを確認する

プリンターや複合機は、電源やLAN配線の都合で設置できる場所が限られます。特に大型複合機の場合、電源容量、有線LANの位置、搬入経路、保守作業スペースも確認が必要です。

そのため、設置場所を自由に決められるとは限りません。大切なのは、配線条件を満たしたうえで、できるだけ使いやすい場所を選ぶことです。

確認項目	見るポイント
電源	コンセント位置・容量
LAN	有線接続できるか
動線	よく使う部署から遠すぎないか
周辺スペース	用紙補充や保守作業ができるか
音・人通り	業務や来客対応の妨げにならないか

設置場所は「自由に選ぶ」ものではなく、配線条件の中で最も使いやすい場所を選ぶ考え方が現実的です。

例えば、LANが届く場所が2か所あるなら、よく印刷する部署に近い方を選ぶ。候補地が通路沿いしかないなら、印刷物が見えにくい向きに置く。このように、限られた条件の中で小さく調整するだけでも使いやすさは変わります。

レイアウト変更で人の流れは変わっていないか

オフィス移転やレイアウト変更では、部署の配置が大きく変わることがあります。営業部が入口側へ移動したり、経理部が別エリアになったり、総務が来客対応しやすい場所へ移ったりするケースです。

それでもプリンターだけ旧オフィスと同じ感覚で配置すると、毎日遠回りして印刷物を取りに行く状態になることがあります。

よく使う部署	確認したい使い方
営業	見積書・提案書の印刷
経理	請求書・帳票の印刷
総務	社内書類・スキャン
管理部門	契約書・人事資料

図面上では近く見えても、実際には通路や座席配置の関係で使いづらいことがあります。

移転前に完璧な配置を決めるのは難しいですが、「誰が一番使うのか」「どの部署が頻繁に印刷するのか」だけでも整理しておくと、設置場所を決めやすくなります。

移設ではネットワーク設定まで確認しておきたい

プリンター移設で見落とされやすいのが、ネットワーク設定です。本体を運び終えて電源が入っても、印刷やスキャンが以前と同じように使えるとは限りません。

例えば、次のようなトラブルがあります。

移設後の状態	考えられる原因
PCから印刷できない	IPアドレスや接続設定の変更
スキャン保存できない	共有フォルダやNAS設定の変更
一部PCだけ使えない	ドライバーや接続先の設定漏れ
アドレス帳が使えない	登録情報が古いまま

プリンターは運び終えたら完了ではありません。印刷やスキャンが普段どおり使えるかまで確認しておくと安心です。

特にスキャン業務が多い会社では、保存先の確認が重要です。移転後に共有フォルダの場所が変わったり、ネットワーク構成が変わったりすると、スキャンだけ使えない状態になることがあります。

移転はプリンター環境を見直すタイミングにもなる

オフィス移転は忙しいイベントですが、現在のプリンター環境を振り返る機会にもなります。以前より印刷枚数が減っている、紙ではなくデータでやり取りすることが増えた、社員数が変わったという場合は、そのまま移設するのが最適とは限りません。

状況	見直しの方向
印刷枚数が減った	台数や機種の見直し
社員数が増えた	混雑しにくい配置を検討
A3印刷が少ない	機種サイズを再検討
スキャンが増えた	スキャン機能を重視
フリーアドレス化	共有しやすい場所を検討

移設するだけでなく、「今の働き方に合っているか」を考えることで、移転後の使いやすさが変わります。

移設費用をかけて古い機器をそのまま運ぶより、利用状況に合わせてレンタル機器や設置台数を見直した方が、結果的に運用しやすくなるケースもあります。

移転前に確認しておきたいチェックポイント

移転準備では確認事項が多いため、プリンターまわりは後回しになりがちです。すべてを細かく決める必要はありませんが、最低限以下の項目だけは確認しておくと安心です。

チェック項目	確認内容
設置場所	利用者が使いやすい場所か
電源・LAN	配線条件を満たしているか
ネットワーク	印刷・スキャン設定を移行できるか
利用人数	現在の台数で足りるか
保守スペース	用紙補充や修理対応ができるか

移転後に気づくと対応が難しいため、設置場所とネットワークだけでも事前に確認しておくと安心です。

まとめ

オフィス移転では、プリンターや複合機は後回しになりやすい設備です。しかし実際に業務が始まると、印刷しづらい、スキャンが使えない、人が集中する、取りに行く距離が長いといった不便さに気づくことがあります。

今回紹介したポイントは、設置場所を使いやすさで考えること、人の動線に合わせること、ネットワーク設定まで確認すること、今の働き方に合っているか見直すことです。

オフィス移転は、プリンターを「元に戻す作業」ではなく、今の働き方に合っているかを確認する機会でもあります。

移設やレイアウト変更を予定している場合は、現在の利用状況に合わせて設置場所や機種を見直すことで、移転後の業務をスムーズに始められる可能性があります。お気軽にご相談ください。