ペーパーレス化でスキャン業務が増えた会社が見直すべき複合機の機能とは
2026.06.04
ペーパーレス化を進めた結果、「印刷は減ったのに複合機は以前と同じまま」という企業は少なくありません。
実際、多くのオフィスでは紙の出力枚数が減る一方で、契約書や申請書、請求書などを電子化するためのスキャン業務が増えています。
しかし、印刷中心で選んだ複合機をそのまま使い続けると、スキャン作業に時間がかかったり、業務が滞ったりすることがあります。
重要なのは、複合機を「印刷機」として考えるのではなく、文書電子化設備として見直すことです。
この記事では、スキャン業務 複合機の関係に注目し、ペーパーレス時代に必要な機能や見直しポイントを解説します。
ペーパーレス化で複合機の役割は大きく変わっている
以前の複合機は、印刷やコピーが主な役割でした。
しかし現在は、紙をデータ化する入口としての役割が大きくなっています。
印刷よりスキャン利用が増えている企業が増加
例えば以下のような業務です。
・請求書の電子保存
・契約書のPDF化
・紙帳票のデータ管理
・経費精算書類の電子化
・取引先書類の共有
このような業務では、
「印刷性能」より「スキャン性能」が重要になるケースが増えています。
機器選定基準も変わる
従来の選定基準
| 重視項目 | 内容 |
|---|---|
| 印刷速度 | 1分あたりの出力枚数 |
| 印刷コスト | モノクロ・カラー単価 |
| 耐久性 | 月間印刷枚数 |
現在の選定基準
| 重視項目 | 内容 |
|---|---|
| スキャン速度 | 読み取り枚数 |
| 自動原稿送り | 一括読取性能 |
| データ連携 | 保存・共有のしやすさ |
ペーパーレス化が進んだ企業では、印刷機能よりスキャン機能の方が業務効率に影響する場合があります。
スキャン業務が多い会社に必要な複合機機能
ここからは具体的な機能を紹介します。
自動原稿送り装置（ADF）
スキャン効率化で最も重要な機能です。
ADFがあると複数枚の書類をまとめて読み取れます。
| 機能 | 効果 |
|---|---|
| 手差し | 1枚ずつ読取 |
| ADF | 複数枚を自動読取 |
毎日大量の書類を電子化する場合、ADFの有無で作業時間が大きく変わります。
両面同時スキャン機能
見落とされがちですが重要です。
片面ずつ読み取る機種では、
・読み取り時間増加
・作業工数増加
・読み忘れ発生
などの問題が起こります。
契約書や申請書が多い会社では必須に近い機能です。
高速スキャン機能
スキャン速度の目安です。
| 利用規模 | 推奨速度 |
|---|---|
| 小規模 | 30〜50枚/分 |
| 中規模 | 50〜80枚/分 |
| 大量運用 | 80枚/分以上 |
書類電子化が進む企業では、スキャン速度が業務効率を左右します。
印刷速度ばかり確認している企業は注意が必要です。
電子化業務を効率化する便利機能
スキャン性能だけでは十分ではありません。
電子化後の処理も重要です。
OCR機能
OCRとは、画像データを文字データに変換する機能です。
例えば、
・請求書検索
・契約書検索
・顧客情報管理
が容易になります。
単なるPDF保存ではなく、検索できる状態にすることが重要です。
クラウド連携機能
近年は保存先も重要です。
代表例
・Google Drive
・OneDrive
・Dropbox
・SharePoint
スキャン後に自動保存できれば、
保存作業や共有作業を大幅に削減できます。
フォルダ自動振り分け
部署ごとに保存先を分ける機能です。
例えば、
・経理
・総務
・営業
で保存先を自動分類できます。
手動保存が多い企業では、データ管理ミスの原因になることがあります。
現在の複合機が合っていない会社の特徴
次のような状態なら見直しを検討してもよいでしょう。
スキャン待ちが発生している
印刷待ちだけでなく、
スキャン待ちも業務ロスになります。
例えば、
・朝に電子化作業が集中する
・経理処理が月末に集中する
・営業が一斉に報告書を取り込む
このような状況です。
スキャン利用者が増えたのに設備が変わっていない場合は要注意です。
PDF化に時間がかかる
以下に当てはまる場合も改善余地があります。
・手差しスキャンが多い
・片面ずつ読んでいる
・保存作業を手動で行う
業務フロー全体を見ると、大きな時間ロスになっているケースがあります。
印刷中心で機種を選んでいる
導入当時は適切でも、
現在は利用状況が変わっているかもしれません。
例えば、
| 導入時 | 現在 |
|---|---|
| 印刷中心 | 電子化中心 |
| コピー中心 | スキャン中心 |
| 紙保存 | データ保存 |
利用実態に合わせた設備選定が重要です。
スキャン中心の運用に合わせて複合機を見直そう
ペーパーレス導入が進むほど、複合機の役割は変化します。
重要なのは、
「印刷枚数が減ったか」ではなく、
「スキャン業務が増えたか」です。
見直すべきポイント
| 確認項目 | 判断基準 |
|---|---|
| スキャン枚数 | 月間利用量 |
| ADF性能 | 一括読取可能か |
| 両面読取 | 対応有無 |
| OCR | 検索可能か |
| クラウド連携 | 自動保存可能か |
文書電子化設備として複合機を評価することが重要です。
印刷コストだけでは判断しない
複合機選びでは印刷コストが注目されがちです。
しかし現在は、
・電子化時間
・検索時間
・共有時間
も大きなコストです。
スキャン効率の改善が業務全体の生産性向上につながるケースは少なくありません。
まとめ
ペーパーレス化が進む中で、複合機の役割は印刷機から文書電子化設備へと変化しています。
特にスキャン業務が増えた企業では、
・ADF機能
・両面同時スキャン
・高速スキャン
・OCR
・クラウド連携
といった機能が重要になります。
現在の複合機が「印刷中心の選定基準」のままになっている場合は、一度見直しを検討する価値があります。
もし電子化業務が増え、スキャン作業に時間がかかっている場合は、複合機の機能や契約内容を見直すことで改善できる可能性があります。
現在の利用状況に合わせた最適な機種選定についても、お気軽にご相談ください。
