1週間無料お試し実施中！

「今のプリンターレンタル、故障したら修理費用って自己負担になるの？」
「業務が止まったらどうすればいいんだろう…」

プリンターレンタルの導入を検討している方や、現在ご利用中の方から、こうした不安の声をよく聞きます。

結論から言えば、プリンターレンタルは購入と比べて、故障時のリスクに強い選択肢です。多くの場合、修理・保守対応が月額料金に含まれており、利用者が多額の修理費用を負担するケースは限られています。

この記事では、レンタル中に故障が発生した際の対応フロー・費用負担の考え方・代替機の対応・事前確認すべきポイントを、わかりやすく解説します。

■この記事でわかること
・レンタルと購入で故障対応がどう違うか
・故障発生から業務復旧までの基本フロー
・修理費用の負担区分（業者負担・自己負担の違い）
・代替機対応のスピードと業者選びの基準
・故障リスクを下げるための予防策
・契約前に確認しておくべきチェックリスト

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■レンタルと購入、故障時の対応はここが違う
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

プリンターが故障した際、購入とレンタルでは対応の仕組みが大きく異なります。

【比較表】
項目 / 購入 / レンタル
修理費用 / 保証期間内は無償・期間外は有償 / 月額に含まれるケースが多い
対応窓口 / メーカーへ直接問い合わせ / 業者が一括対応
代替機の手配 / 原則なし（自社手配） / 業者が手配するケースあり
機器の老朽化 / 買い替えは自社判断・自社負担 / 更新時に新機種へ入れ替え可能
トラブル対応 / メーカー窓口を自社で探す必要あり / 業者が一元サポート

特に中小企業では、情シス担当者が不在または兼任のケースも多く、「故障したらどこに連絡すればいいかわからない」という状況になりがちです。レンタルであれば、業者が窓口を一本化してくれるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■プリンターレンタルで故障が起きたときの基本フロー
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

実際に故障が発生した場合、どのような流れで対応が進むのか確認しておきましょう。

【図解：対応フロー4ステップ】

Step1｜業者のサポート窓口へ連絡
故障に気づいたら、まずプリンターレンタル業者のサポート窓口（電話・メール・Webフォーム）へ連絡します。エラーコードや症状をあらかじめ確認しておくとスムーズです。

Step2｜リモートサポート or 訪問診断
軽度の不具合であれば、電話やリモート操作で解決できるケースもあります。解決しない場合は、技術担当者が現地を訪問して診断を行います。

Step3｜修理対応 or 代替機の手配
診断結果をもとに、現地修理・部品交換・代替機への一時切り替えなどが行われます。重大な故障の場合は機器交換となるケースもあります。

Step4｜修理完了・業務復旧
修理または機器交換が完了したら、印刷テストや設定確認を行い、業務復旧を確認します。

業者によっては、Step1の連絡から翌営業日以内に訪問対応するSLA(注1)を設けているところもあります。契約前に「対応スピードの目安」を必ず確認しておきましょう。

注1：SLAは、「Service Level Agreement（サービスレベル契約）」の略。どのレベルのサービスを提供するかを、事前に取り決めた契約・基準のこと。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■修理費用は誰が負担する？ケース別に整理
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

プリンターレンタルの場合、修理費用は原則として業者負担です。ただし、すべての故障が無償対応となるわけではありません。

◎ ① 通常の故障・経年劣化 → 業者負担

通常の使用によって生じた故障や、経年劣化による部品の消耗は、レンタル業者が費用を負担するのが一般的です。

【業者負担の主なケース】
・印刷品質の低下（スジが入る・かすれる）
・給紙エラー・紙詰まりの頻発（機器起因）
・電源が入らない・起動しない
・スキャン・FAX機能の不具合
・プリントヘッド・定着ユニットなどの部品故障

◎ ② 利用者の過失による損傷 → 自己負担の可能性

落下・水濡れ・誤った操作による破損など、利用者側の過失が原因の場合は、修理費用が自己負担となるケースがあります。

【自己負担になる可能性があるケース】
・機器の落下・転倒による破損
・飲み物のこぼれによる水濡れ・浸水
・非推奨のインク・トナーの使用による故障
・不適切な設置環境（直射日光・高温多湿）による劣化
・契約外の第三者による改造・修理

◎ ③ 消耗品の扱い → 契約内容による

トナー・インク・用紙などの消耗品については、契約内容によって対応が異なります。

【消耗品の扱い一覧】
トナー・インクカートリッジ：プランによっては月額に含まれる場合あり
ドラムユニット：業者が定期交換するケースが多い
用紙（コピー用紙）：基本的に利用者が用意
廃インクタンク：業者対応が多い（機器内蔵部品のため）

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■代替機はすぐに出してもらえる？対応スピードの目安
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

代替機対応の有無は、業者によって大きく異なります。

【代替機対応パターン】

業者選びの際は以下を確認してください。
・代替機の在庫を常時確保しているか
・代替機の対応エリアに自社が含まれているか
・代替機の費用が月額プランに含まれているか
・対応時間は営業時間内のみか・休日対応はあるか
・代替機の機種・機能は現行機と同等以上か

特に医療・不動産・士業など、書類印刷が日常業務の中核を占める業種では、代替機対応の有無が業者選びの最重要条件になることも少なくありません。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■故障しやすいタイミングと予防策
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

故障への不安を減らすには、リスクが高まるタイミングを把握しておくことも重要です。

【故障リスクが高まる主なタイミング】
・導入から3〜5年が経過した機器
・月間印刷枚数が機器の推奨上限を超えている状態が続いているとき
・トナー切れのまま無理に印刷を続けたとき
・長期間使用しなかった後に再稼働したとき
・設置環境が高温・多湿・直射日光にさらされているとき

【日常的にできる予防策】
・定期的なクリーニング・メンテナンスを行う
・トナー・インクの残量を定期的に確認し、早めに交換する
・用紙は推奨サイズ・推奨紙種を使用する
・機器周辺の通気を確保し、ホコリがたまらないようにする
・エラーコードが出たら、放置せず早めに業者へ報告する

また、プリンターレンタルの大きなメリットのひとつが、契約更新時に機器を最新モデルへ入れ替えられる点です。「そろそろ故障が増えてきた」と感じたタイミングで更新を検討することで、突発的な故障リスクを計画的に下げることができます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■契約前に確認しておきたい故障対応チェックリスト
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【保守・修理に関する確認事項】
✔ 保守・修理費用は月額プランに含まれているか
✔ 通常故障と過失故障の線引きはどこか（契約書で確認）
✔ 修理対応の受付時間（平日のみ？土日祝対応は？）
✔ リモートサポートと訪問サポートのどちらが可能か

【代替機・緊急対応に関する確認事項】
✔ 代替機の提供は可能か・費用はかかるか
✔ 代替機の対応スピードはどのくらいか
✔ 代替機の機種・機能は現行機と同等か
✔ 緊急連絡先（営業時間外の窓口）はあるか

【消耗品・メンテナンスに関する確認事項】
✔ トナー・インクカートリッジはプランに含まれているか
✔ 定期メンテナンスは実施してもらえるか・頻度は？
✔ 消耗部品（ドラムユニットなど）の交換は誰が行うか

これらをすべて書面（契約書・見積書）で確認しておくことが重要です。口頭のみの確認では、後からトラブルになる可能性があります。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■まとめ｜故障への不安は、正しい知識と業者選びで解消できる
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【5つのポイント まとめ】
① レンタル vs 購入：レンタルは保守込みで故障リスクに強い
② 対応フロー：連絡→診断→修理 or 代替機→業務復旧の4ステップ
③ 費用負担：通常故障は業者負担・過失は自己負担の可能性あり
④ 代替機対応：業者によって異なる。速さと費用を事前に確認
⑤ 予防策：定期メンテナンス・早めの交換・適切な設置環境

「故障が心配だから、レンタルは難しいかな…」と感じている方も、まずは業者の対応体制を確認してみることをお勧めします。

ウルトラプリントでは、故障時の対応体制・代替機の提供可否・費用負担の区分について、契約前に丁寧にご説明しています。「とりあえず話を聞いてみたい」という段階でも大歓迎です。まずはお気軽にご相談ください。