テレワーク増加でプリンター運用はどう変わる？出社率別の最適な導入パターン
2026.05.07
テレワークが定着し、オフィスへの出社率が変動する中で、多くの企業が直面しているのが「オフィスのプリンター、今のままでいいのか？」という疑問です。かつてのように全社員が毎日出社し、大量の資料を印刷していた時代に最適化された大型複合機は、現在のハイブリッドワーク環境においては、過剰な固定費を生む負の遺産になりかねません。
本記事では、中小企業の経営者や総務担当者の方々に向けて、テレワーク普及に伴うプリンター運用の変化と、現在の出社率に合わせた最適な導入パターンを具体的に解説します。単なるコスト削減にとどまらない、今の働き方にフィットするインフラ再設計のヒントを、実務的な視点でお届けします。
テレワーク普及で「これまでのプリンター運用」が通用しなくなった理由
コロナ禍を経て、日本の働き方は劇的に変化しました。国土交通省の調査（令和7年度）によると、雇用型テレワーカーの割合は安定基調にあり、多くの企業がオフィス出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを選択しています。この変化は、オフィスのプリンター運用に2つの決定的な影響を与えました。
一つ目は、絶対的な印刷枚数の減少です。会議のオンライン化やペーパーレス化が進み、以前のような会議人数分の資料配布という光景は消えつつあります。二つ目は、印刷ニーズの分散です。オフィスで印刷するだけでなく、自宅やサテライトオフィスでの出力が必要になり、オフィスの大型機一台に頼る運用が非効率になっています。
「昔からこの機種だから」「リースが残っているから」という理由で放置していると、使っていない機能や印刷枚数に対して、毎月数万円の無駄なコストを払い続けることになります。今の働き方に合わせてプリンター運用を見直すことは、経営の健全化に向けた不可欠なステップです。
データで見るハイブリッドワーク移行後の印刷環境の変化
実際に、オフィスの印刷環境はどのように変わっているのでしょうか。最新の市場データと中小企業の現場で起きている実態を整理してみましょう。
1. 複合機出荷台数とペーパーレス化のトレンド
ビジネスプリンター市場の調査（2025年）によると、中・低速のページプリンターを中心に、オフィス再編や在宅勤務の定着に伴う需要減が進行しています。一方で、クラウド連携やスキャン機能の高度化といった「デジタル化の入り口」としての機能は、これまで以上に重視されるようになっています。
2. 基本料金負けという隠れたコスト
多くの中小企業で見落とされているのが、リース契約時の印刷枚数の過大申告です。以前の印刷枚数をベースに「月間3,000枚まで基本料金内」といった契約を結んでいるものの、実際には月間1,000枚も刷っていないケースが頻発しています。この基本料金負けの状態は、1枚あたりの実質コストを極端に押し上げる要因となります。
| 項目 | 以前の想定（出社100%） | 現在の実態（出社50%） | 影響 |
| 月間印刷枚数 | 3,000枚 | 1,200枚 | 60%の減少 |
| 基本料金 | 15,000円 | 15,000円 | 固定費のまま |
| 1枚あたりの実質単価 | 5円 | 12.5円 | 2.5倍に高騰 |
このように、印刷枚数が減っているのに固定費（リース料・基本料金）が変わらないことが、現在のプリンター運用における最大の課題です。
出社率別・最適なプリンター導入パターン
現在のオフィスの出社状況に合わせて、どのような構成が適切なのか。3つの代表的なパターンで見ていきましょう。
パターンA：出社率70%以上（オフィス中心型）
週のほとんどをオフィスで過ごす社員が多い場合、従来通りの「高速・高機能複合機」をメインに据える運用が依然として効率的です。ただし、保守のスピードとダウンタイムの短縮をより重視すべきです。
•推奨機種：35〜45枚/分クラスの中高速機
•運用ポイント：故障時の業務ストップを避けるため、当日訪問保守が可能なメーカー・代理店を選択する。
•コスト感：月額リース料 15,000円〜25,000円程度
パターンB：出社率30〜70%（ハイブリッド型）
出社人数が日によって変動するこのパターンが、現在最も多い中小企業の姿です。ここでは、機種のダウンサイジングとクラウド連携が鍵となります。
•推奨機種：20〜25枚/分クラスの中速機
•運用ポイント：本体のスペックを一段落とし、その分、スキャンしたデータを直接クラウド（Google DriveやDropbox等）に保存できる機能を強化する。
•コスト感：月額リース料 8,000円〜15,000円程度
パターンC：出社率30%未満（テレワーク中心・オフィス縮小型）
オフィスを縮小し、フリーアドレス化を進めている企業に適したパターンです。大型機を置くのではなく、「必要な時だけ、必要な場所で」という柔軟な運用が求められます。
•推奨機種：小型複合機の分散配置、またはレンタルプリンター
•運用ポイント：長期リースに縛られず、数ヶ月単位で解約可能な「レンタル」を活用し、状況に合わせて台数を増減させる。
•コスト感：月額レンタル料 5,000円〜10,000円程度（1台あたり）
失敗しないためのコスト構造再チェックポイント
プリンター運用を見直す際、カタログ上の月額リース料だけで判断するのは非常に危険です。特にITリテラシーに自信がない担当者の方が陥りやすいのが、見えない従量課金による予算オーバーです。
プリンターのコストは、大きく分けて以下の3つのバランスで成り立っています。
1.リース料金：本体の分割代金（固定）
2.カウンター料金：1枚印刷するごとに発生する料金（従量）
3.保守料金：修理やトナー代を含むサポート費用（基本料金に含まれることが多い）
メーカー・機種クラス別の料金相場目安
現在の市場における、一般的な業務用複合機の料金相場をまとめました。自社の見積書と比較してみてください。
| 機種クラス | 印刷速度（分） | 月額リース料目安 | モノクロ単価 | カラー単価 |
| エントリー機 | 15〜20枚 | 4,000円〜8,000円 | 1.5円〜2.0円 | 12円〜15円 |
| スタンダード機 | 25〜35枚 | 10,000円〜18,000円 | 1.0円〜1.5円 | 10円〜13円 |
| ハイエンド機 | 45枚以上 | 20,000円〜 | 0.8円〜1.2円 | 8円〜12円 |
ここで注意したいのが、7年リースの提案です。月額を安く見せるために長期間の契約を勧められることがありますが、IT化が加速する今の時代、7年後の働き方を予測するのは困難です。DX（デジタルトランスフォーメーション）が進み、3年後に「もう紙はほとんど使わない」となった際、残りの4年間、高いリース料を払い続けるリスクを考慮しなければなりません。
在宅勤務メンバーの印刷はどうする？「在宅印刷環境」の整備術
オフィス出社が減る一方で、在宅勤務中に「どうしても印刷が必要」という場面が出てきます。ここで個々の社員が勝手に家庭用プリンターを購入したり、自費でコンビニ印刷を繰り返したりすると、セキュリティリスクや経費精算の煩雑さを招きます。
1. 家庭用プリンター vs コンビニ印刷 vs 郵送代行
在宅での印刷ニーズには、主に3つの解決策があります。
•家庭用プリンター支給：頻繁に印刷がある社員には有効ですが、インク代が高く、廃棄時のセキュリティ（HDD残存データ等）に注意が必要です。
•コンビニ印刷連携：専用アプリを使い、会社の経費でコンビニ出力できるサービスです。たまにしか印刷しない社員に最適です。
•郵送代行サービス：印刷から封入、発送までをオンラインで完結させるサービスです。請求書発送などの業務に非常に効果的です。
2. 「在宅印刷ガイドライン」の重要性
会社として「何を、どこで、どう印刷するか」のルールを定めることが、コスト抑制と情報漏洩防止の両立に繋がります。「機密性の高い文書はオフィスでしか印刷しない」といった明確な基準を設けることが、総務担当者の安心にも繋がります。
オフィス縮小・フリーアドレス化に伴う「配置」の最適化
オフィスの面積を縮小したり、固定席をなくすフリーアドレスを導入したりする場合、プリンターの置き場所も再設計が必要です。
以前は「営業部はここ、経理部はここ」と、各部署に1台ずつ配置するのが一般的でした。しかし、現在は動線に合わせた集約配置が主流です。社員が自席から立ち上がり、複合機まで歩く動線上に配置することで、不要な印刷を心理的に抑制する効果も期待できます。
また、フリーアドレス化においては、どこでもプリント機能が重宝されます。社員がどの複合機に行っても、自分のIDカードをかざせば自分の印刷物が出てくる仕組みです。これにより、印刷物の放置による情報漏洩を防ぎ、無駄なミスプリントを削減できます。
導入事例：オフィス縮小でコスト30%削減に成功したA社
あるIT企業では、オフィス移転を機に大型複合機2台を廃止し、中速機1台と小型プリンター2台の組み合わせに変更しました。同時に電子契約サービスを導入したことで、印刷枚数そのものが激減。リース料とカウンター料金を合わせて、(黄)年間約40万円のコスト削減を実現しました。
まとめ：現在の働き方に合わせた「運用の再設計」を
テレワークが当たり前になった今、プリンター運用も「昔のまま」ではもったいないですよね。単に出社人数が減っただけでなく、ビジネスの進め方そのものが変わったんですから、印刷環境もそれに合わせてアップデートが必要です。
もし、あなたのオフィスの隅で、あまり使われていない大きな複合機が場所を取っているなら、それは見直しのチャンスかもしれません。今の出社率、実際の印刷枚数、そしてこれからのDX計画。これらを一度整理して、貴社にとって本当に最適なプリンター構成を考えてみませんか？
ただコストを削るだけでなく、「社員がもっと快適に、効率よく働ける」環境を整えること。それが、これからのハイブリッドワーク時代を乗り切るための、小さくても確かな投資になるはずです。
「うちの会社に何が最適なのか、正直よくわからない…」そう思われたら、まずは現状の利用状況を把握することから始めてみましょう。私たちプロにご相談いただければ、思わぬ無駄が見つかったり、もっと軽やかな働き方が見えてきたりするかもしれません。
