プリンターレンタル vs カウンター契約｜費用比較5つの判断軸
2026.03.30
導入を検討しているものの、どの契約が最適か分からない企業は多いです。特にプリンターレンタル vs カウンター契約は、仕組みが似ているようで大きく異なります。しかしプリンターレンタル vs カウンター契約の費用差や相場は分かりにくく、結果的に割高な契約を選ぶケースも少なくありません。
この記事では、両者の相場・平均コスト・判断基準を整理します。自社の印刷枚数に応じて、どちらがコスト削減につながるか判断できるようになります。
プリンターレンタルとカウンター契約の違い
結論から言うと、
印刷枚数が少ない会社はレンタル、枚数が多い会社はカウンター契約が有利なケースが多いです。
| 項目 | プリンターレンタル | カウンター契約 |
|---|---|---|
| 月額費用 | 定額（3,000〜10,000円） | 基本料＋従量課金 |
| 印刷単価 | ほぼ無料〜低単価 | 1枚あたり課金 |
| 向いている企業 | 月1,000〜3,000枚 | 月5,000枚以上 |
| メンテナンス | 込みが多い | 込み |
| 契約期間 | 短期OKが多い | 3〜5年が一般的 |
基本的な考え方は「固定費か従量課金か」です。
印刷コストの相場と平均
まずは印刷コストの全体像を把握します。
月間印刷枚数別の相場
| 月間枚数 | レンタル | カウンター契約 |
|---|---|---|
| 1,000枚 | 約3,000〜6,000円 | 約5,000〜8,000円 |
| 3,000枚 | 約5,000〜8,000円 | 約8,000〜15,000円 |
| 5,000枚 | 約8,000〜12,000円 | 約10,000〜20,000円 |
| 10,000枚 | 非推奨 | 約20,000〜40,000円 |
月3,000枚を超えると差が出始めるのが一般的です。
印刷単価の目安
| 種類 | 単価 |
|---|---|
| モノクロ | 1〜3円/枚 |
| カラー | 10〜30円/枚 |
カウンター契約はこの単価で課金される仕組みです。
コスト計算方法（失敗しないための基本）
コストは必ず計算して判断します。
カウンター契約の計算式
総コスト ＝ 基本料金 ＋（印刷枚数 × 単価）
例：
・基本料金 3,000円
・モノクロ 5,000枚 × 2円
→ 合計 13,000円
レンタルの計算式
総コスト ＝ 月額固定費
例：
・月額 8,000円 → そのまま
印刷枚数が増えるほどレンタルは割安になるケースがある
コストが高くなる会社の特徴
ここは重要です。コストが高い企業には共通点があります。
よくある失敗例
- 印刷枚数を把握していない
- カラー印刷が多すぎる
- 不要な高性能機を契約
- 契約期間を長く縛られている
特に「枚数を把握していない」は最大の失敗要因です。
平均印刷枚数の目安
| 企業規模 | 月間枚数 |
|---|---|
| 10人未満 | 500〜1,500枚 |
| 10〜30人 | 2,000〜5,000枚 |
| 30人以上 | 5,000〜15,000枚 |
中小企業の平均は月3,000枚前後です。
どちらを選ぶべきか？5つの判断基準
① 月間印刷枚数
3,000枚が分岐点になるケースが多い
- 3,000枚未満 → レンタル
- 5,000枚以上 → カウンター契約
② カラー比率
カラーが多い場合、カウンター契約は高額になります。
カラー比率30％以上は要注意
③ 契約期間
- 短期 → レンタル
- 長期 → カウンター契約
④ コストの安定性
毎月のコストを固定したいならレンタルが有利
⑤ 管理の手間
- レンタル → シンプル
- カウンター → 管理が必要
コスト比較シミュレーション
実際に比較すると差が明確になります。
ケース①：月2,000枚
| 契約 | 月額 |
|---|---|
| レンタル | 約6,000円 |
| カウンター | 約8,000円 |
→ レンタルが有利
ケース②：月6,000枚
| 契約 | 月額 |
|---|---|
| レンタル | 約10,000円 |
| カウンター | 約15,000円 |
→ レンタルがやや有利なケースあり
ケース③：月10,000枚
| 契約 | 月額 |
|---|---|
| レンタル | 非推奨 |
| カウンター | 約25,000円 |
→ カウンター契約が安定
コスト削減するための具体策
最後に実務で使える改善方法です。
すぐできる対策
- 印刷枚数を毎月把握
- カラー印刷を制限
- 契約内容の見直し
🔴 まずは「現状の枚数把握」が最優先
見直しで下がるケース
- 契約変更で月5,000円削減
- カラー削減で30％ダウン
- 適正機種で過剰スペック解消
まとめ
プリンターレンタルとカウンター契約は、単純な安さでは判断できません。
重要なのは「印刷枚数」と「使い方」です。
月3,000枚が判断の目安
カラー比率がコストに直結
固定費か従量課金かを選ぶ
もし印刷コストが高いと感じている場合、契約を見直すだけで下がるケースもあります。
現在の印刷枚数をもとに、適正コストを診断することも可能です。
お気軽にご相談ください。
