プリンターレンタルの適正台数はどう決める？
2026.02.25
― 1台・複数台・サブ機の判断軸 ―
プリンターレンタルを導入・見直しする際、
「とりあえず1台でいいのでは」と考える会社は少なくありません。
確かに、台数が少なければ月額コストは抑えられます。
しかし実際の現場では、
- 印刷待ちが発生している
- 別フロアから取りに行っている
- 特定部署だけ混雑している
といった“見えにくい業務ロス”が積み重なっていることがあります。
台数の判断は、単純なコスト比較では決まりません。
この記事では、自社にとっての適正台数を整理するための視点を解説します。
1台に集約すると起きやすいこと
1台にまとめる最大のメリットは、固定費を抑えられる点です。
一方で、次のような変化が起きやすくなります。
- 同時に使えず待ち時間が発生する
- 印刷物を取りに行く移動が増える
- 担当者が固定化する
印刷待ちが日常化している場合、台数不足の可能性があります。
また、負荷が1台に集中すると故障リスクも高まります。
判断基準は「置けるかどうか」ではなく“業務が止まっていないか”です。
複数台にすると増えるコストと減るロス
台数を増やせば、当然ながら月額費用は上がります。
しかしその代わりに、
- 同時利用による待ち時間の解消
- 部署単位での効率化
- 業務負荷の分散
といった効果も生まれます。
台数増加は単なるコスト増ではなく、業務設計の変更と考える必要があります。
同時に複数人が印刷する場面が頻発する会社では、1台集約は非効率になりやすい傾向があります。
大型複合機がある会社が“サブ機”を導入するケース
すでに大型複合機を導入している企業でも、台数設計の見直しが必要になることがあります。
例えば、
- 月末や締め日に印刷が集中する
- 経理・人事が頻繁に出力する
- 小ロット印刷が多い
- メイン機までの距離が遠い
といった場合です。
ここでの考え方は「置き換え」ではなく“補完”です。
メイン機を撤去するのではなく、
混雑を分散するためにサブ機を追加する。
日常的な少量印刷をサブ機に分けることで、
メイン機の負荷が軽減されます。
月末に印刷待ちが発生している状態は、台数見直しのサインである場合が多いです。
サブ機はコスト増ではなく、
“業務の詰まり”を解消する選択肢と考えるべきです。
台数を決める3つの判断軸
平均台数という正解はありません。
台数は「業務動線 × 同時利用数 × 機密性」で整理します。
① 同時利用の有無
ピーク時に何人が同時に印刷しているか。
月末や締め日など、特定の時間帯に集中していないかを確認します。
② フロア構成と動線
ワンフロアか、複数フロアか。
取りに行く距離が長い場合、小さな移動ロスが積み重なります。
③ 機密書類の取り扱い
経理・人事など機密性の高い部署がある場合、
共用1台では管理リスクが高まることがあります。
部署単位での設置も検討対象になります。
今の台数が適正かを確認するチェックポイント
以下の状態がある場合、見直しの余地があります。
- 印刷待ちが週に複数回発生している
- 印刷物を取りに行く距離が遠い
- 月末だけ極端に混雑する
- 特定部署の不満が多い
「月額が安いから正解」とは限りません。
重要なのは、業務効率とバランスが取れているかどうかです。
まとめ
プリンターの台数は、多いほど良いわけでも、少ないほど正解でもありません。
台数不足は、見えにくい業務ロスを生みやすい傾向があります。
一度、次の観点で整理してみてください。
- 同時利用は発生しているか
- 動線に無理はないか
- 機密性に問題はないか
- 月末に混雑していないか
台数設計はコスト調整ではなく、業務設計の一部です。
判断が難しい場合は、現在の利用状況を整理したうえで相談してみるのも一つの方法です。
