プリンターレンタルの“更新タイミング”を間違える会社の特徴
2026.02.24
― 入れ替え判断で損をしないための整理軸 ―
プリンターレンタルは、一度導入すると数年単位で使い続けるケースが一般的です。
そのため、
- まだ使えるから様子を見る
- 壊れたら更新を考える
- 契約満了まで動かない
という判断が多くなりがちです。
しかし、更新タイミングを誤ると、
- 無駄な修理費が増える
- 業務が止まる
- 逆に早すぎてコスト増になる
といった“見えにくい損失”が発生します。
この記事では、年数ではなく状態で判断する視点を整理します。
「壊れたら更新」は遅すぎる理由
多くの会社で見られるのが、
「完全に壊れたら入れ替える」という判断です。
しかしこれは、
もっともコストが膨らみやすいタイミングです。
壊れる直前には、
- 紙詰まり増加
- 印刷ムラ
- 動作の遅延
- 再起動の頻発
といった小さな不具合が積み重なっています。
これらは業務の中で“吸収”されてしまい、問題として認識されにくい傾向があります。
重要なのは「故障」ではなく「業務への影響度」で判断することです。
更新タイミングを見誤る会社の3つの特徴
1. トラブル頻度を記録していない
「最近調子が悪い気がする」
という感覚だけで判断している会社は多いです。
しかし、記録がなければ比較できません。
不具合が“月1回”なのか“週1回”なのかで判断は大きく変わります。
2. 印刷枚数を把握していない
想定よりも印刷枚数が増えているケースは珍しくありません。
当初の契約条件と現状の利用状況がズレている場合、
機種の能力を超えて使っている可能性があります。
そのまま使い続けると、消耗が早まり更新時期が前倒しになります。
3. 担当者任せになっている
更新判断が総務担当者だけで止まっているケースもあります。
本来は「業務全体への影響」を基準に経営側が判断すべきテーマです。
個人の負担感だけで判断すると、遅れやすくなります。
年数ではなく“状態”で判断する視点
「何年使えるか？」という質問は多いですが、
年数だけでの判断は正確ではありません。
同じ5年でも、
- 月1,000枚利用
- 月10,000枚利用
では消耗状況は大きく異なります。
判断基準は「経過年数」よりも「使用量とトラブル頻度の組み合わせ」です。
更新を検討すべきサインとは？
以下の状態が重なり始めたら、検討のタイミングです。
- 修理や再起動が月に複数回
- 業務が一時的に止まることがある
- 印刷速度に不満が出ている
- 担当者の対応時間が増えている
「まだ動く」は更新しない理由にはなりません。
重要なのは、業務効率が落ちていないかどうかです。
まとめ
更新タイミングは、
- 壊れた瞬間
- 契約満了日
- 年数
で決めるものではありません。
「業務への影響が増えているかどうか」という視点で整理することが重要です。
いまの状況を一度、次の観点で確認してみてください。
- トラブル頻度は把握できているか
- 印刷枚数は契約時と変わっていないか
- 担当者の負担は増えていないか
更新は“コストの問題”ではなく、業務設計の見直しでもあります。
自社で判断が難しい場合は、
現在の使用状況を整理したうえで相談してみるのも一つの方法です。
