プリンターレンタルは「安さ」で選ぶと失敗しやすい理由
2026.02.05
プリンターレンタルを検討する際、
「できるだけ安く抑えたい」と考えるのは自然なことです。実際、多くの中小企業では
月額料金の安さが、最初に目に入る判断材料になります。ただ一方で、
「安いプランを選んだはずなのに、後から困った」
という声が出るケースも少なくありません。この記事では、
安さそのものを否定するのではなく、
なぜ“安さだけ”で選ぶと失敗しやすいのかを
判断プロセスの視点から整理します。
なぜ「安さ」は判断軸として使われやすいのか
設備やサービスの導入では、
社内で説明や承認が必要になることがほとんどです。そのため、検討段階では
金額は説明しやすい判断軸になりやすい、という事情があります。月額◯円、年間◯円といった数字は、
決裁者や他部署にも伝えやすく、
比較もしやすい材料です。一方で、
- どこまでサポートを求めるのか
- トラブル時にどこまで自社で対応するのか
といった前提条件は、
言語化されないまま進むことも少なくありません。
失敗しやすいのは「安いプラン」ではなく「考えずに選んだケース」
ここで押さえておきたいのは、
安いプラン自体が問題というわけではない、という点です。問題になりやすいのは、
前提を整理しないまま選んでしまうことです。たとえば、
- 印刷量や使い方が曖昧なまま契約している
- サポート範囲を十分に確認していない
- 社内で「どこまで期待するか」が共有されていない
こうした状態では、
導入時には大きな不満が出なくても、
運用が始まってから違和感が表に出やすくなります。
安さが問題になる瞬間は、だいたい「導入後」
安さによる影響は、
導入直後よりも、しばらく運用した後に表面化することが多いです。これは、導入時点では気づきにくいためです。
たとえば、
- トラブル対応に思った以上に時間がかかる
- 想定していなかった追加費用が発生する
- 担当者が変わったことで不満が出る
導入当初は「問題なく使えている」と感じやすく、
細かな不便さは後回しにされがちです。
同じ「安さ」でも問題にならない会社の共通点
一方で、
安さを重視しても大きな問題にならない会社もあります。そうした会社に共通しているのは、
割り切りが社内で共有されているという点です。具体的には、
- 利用部門や用途が限定されている
- トラブル時は社内で対応すると決めている
- 「最低限使えればよい」という認識が揃っている
このように期待値が揃っていれば、
安いプランでも不満が出にくい傾向があります。重要なのは、
安さではなく「何を期待しているか」です。
安さを選ぶ前に確認したい「3つの前提」
価格を比較する前に、
次のような前提を一度整理しておくと、判断がブレにくくなります。たとえば、
- どこまでを自社で対応する前提なのか
- 困ったときに、誰が動く想定なのか
- 社内では、どう説明するつもりなのか
こうした点を揃えておくことで、
価格比較の前に前提を揃えることができます。前提が整理されていれば、
安さを重視した選択でも、後悔しにくくなります。
まとめ｜失敗を分けるのは「安さ」ではなく「選び方」
プリンターレンタルで失敗しやすいのは、
安いプランを選んだからではありません。多くの場合、
何を前提に選んだかが結果を左右しています。前提が曖昧なまま判断すると、
導入後に修正が難しくなります。一方で、
自社の使い方や期待値が整理できていれば、
安さは十分に有効な選択肢になり得ます。もし「自社の場合、安さをどこまで許容できるのか」を整理したい場合は、
条件が固まっていなくても構いませんので、相談ベースで確認してみるのも一つの方法です。
