オフィスの印刷業務では、思った以上にトナー代が大きな負担になります。
部署ごとに使用量が異なったり、急な印刷増で予算を圧迫したりと、管理に悩む担当者は少なくありません。この記事では、企業がすぐに実践できるトナー代節約のテクニックを5つに絞って紹介します。

さらに、安定したコスト管理を実現する手段として、弊社 ウルトラプリント が提供するレンタルプリンターという選択肢も取り上げます。印刷設定の工夫から機器選定のポイントまで、法人の現場で役立つ内容をまとめました。

1. 印刷設定を最適化してトナー消費を抑える

オフィスの印刷コストを下げたいなら、まずは日常的に使っている印刷設定の見直しが効果的です。ちょっとした工夫でも、社内全体の消費量が大きく変わります。

代表的なポイントは次のとおりです。

・節約モードの活用
・印刷濃度や解像度の調整
・両面印刷の徹底
・カラー印刷の制限

どれも今日から取り組める内容ばかりで、トナー代を安定して抑えたい企業に向いています。

トナー節約モードを標準に設定する

節約モードを標準設定にするだけで、トナー消費の抑制につながります。
文字の輪郭は保ちながら、噴射量だけを自動で調整してくれるため、社内資料の印刷であれば十分に読みやすさを確保できます。

実際、節約モードを導入している企業では、印刷品質を保ったまま一ヶ月の消費を一割から三割ほど減らせた事例もあります。

全社的に節約したい場合は、プリンター管理者が標準設定を変更し、すべての端末で自動適用される状態にしておくと運用がラクになります。

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印刷濃度と解像度を用途に合わせて調整する

社内で印刷する資料すべてが高品質である必要はありません。
議事録、情報共有用の資料、チェック用の紙など、内容が把握できれば十分なものは多いはずです。

濃度をやや薄くする、解像度を600dpiから300dpiに変更するなど、目的に合わせて設定を分けるとトナーの消費が大幅に変わります。
とくに大量印刷が多い部署では効果が出やすいため、設定変更のルール化がおすすめです。

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カラー印刷の使用基準を明確にしてムダを防ぐ

カラー印刷は、ブラックに比べて消費コストが高く、複数色のトナーを同時に使うためランニングコストが積み重なりやすい特徴があります。

そのため、多くの企業では「社外向け資料のみカラー許可」「会議資料はモノクロ限定」といったルールを設けています。この運用だけでも、年間のトナー代が大きく改善されるケースは珍しくありません。

部署ごとに印刷の目的が違うため、一律ではなく、必要な範囲だけカラーを許可する仕組みを整えると無駄が出にくくなります。

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2. トナーや消耗品の購入方法を見直してコストを下げる

印刷設定を整えたあとは、トナーそのものの調達方法を見直すことも有効です。
同じ量を使っていても、仕入れ方を工夫するだけで年間の支出が変わるため、費用対効果の高い取り組みになります。

代表的な改善ポイントは次の三つです。

・まとめ買いによる単価調整
・純正品と互換品の比較
・過剰在庫を防ぐ仕組みづくり

必要量を把握しながら進めることで、最適なコストバランスを作れます。

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トナーのまとめ買いで仕入れ単価を下げる

年間の使用量がある程度 予測可能 な企業であれば、トナーのまとめ買いは効果的です。
販売側も量を確保できる取引はメリットがあるため、値下げ交渉がしやすくなります。

実際に、年間使用予定数を提示して定期購入を契約した企業では、単価が5〜10％ほど下がったケースがあります。

ただし、モデルチェンジで互換性がなくなる場合もあるため、プリンターの入れ替え時期は考慮しておくと安心です。

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純正トナーと互換トナーを比較して最適な選択をする

純正トナーは品質や耐久性が安定している一方、価格が高めになりがちです。
近年は互換トナーの品質も向上し、オフィス用途であれば十分な精度を持っているものも増えてきました。

互換トナーに切り替えると、機種によっては三割から五割ほどコストを抑えられる場合があります。
ただし、保守契約や故障リスクの有無は事前に確認し、運用に支障が出ない範囲で選ぶことが大切です。

用途・印刷量・求める品質のバランスを見て、もっとも適したタイプを選びましょう。

3. 印刷ルールを整備して社内のムダ印刷を減らす

印刷コストを下げるうえで欠かせないのが、社内での運用ルールづくりです。
どれだけ設定を最適化しても、使われ方がバラバラだと効果が十分に出ません。
まずは、部署ごとに異なりがちな印刷習慣を整理し、共通のルールを整えるところから始めるとスムーズです。

たとえば、カラーの使用条件や、両面印刷の標準化、社外用と社内用の印刷基準を分けるなど、目的に合わせて基準を作るだけでもムダな印刷が自然と減っていきます。
情報共有用の資料や確認用の紙はモノクロで十分という場合が多く、こうした基準を浸透させると社内全体の消費量が安定します。

また、定期的に部署ごとの印刷量を可視化する仕組みも効果的です。
数字として見えるようになると、社員の意識が変わり、自然とムダが減っていく傾向があります。

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4. プリンターの配置や台数を見直して効率化を図る

意外と見落とされがちですが、プリンター自体の配置や台数もコストに影響します。
使う人数に対して台数が多すぎると、保守やトナー交換の負担が増えてしまいますし、逆に少なすぎると印刷待ちが発生して業務効率が下がります。

よくあるのが「小規模な複合機が各部署に点在しているケース」です。
台数が多いほどトナーの種類や在庫管理が複雑になり、管理者の負担が増えるだけでなく、買い置きのムダも増えやすくなります。

実際には、部署ごとの利用人数や印刷量を把握し、台数を適正化するだけで管理コストが下がるケースが多くあります。
拠点によっては、大型の共有機を一台にまとめるほうが、全体の効率が良くなることもあります。

機器の配置を見直すことで、無駄なトナー消費だけでなく、業務の流れそのものが改善されることも見込めます。

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5. レンタルプリンターを活用して印刷コストを最適化する

トナー代を安定して抑えたい企業にとって、レンタルプリンターは非常に相性の良い選択肢です。
買い切りのプリンターとは違い、保守・メンテナンス・トナー供給がまとめて提供されるため、月々の費用が明確になり、計画的に運用できるようになります。

とくに印刷量が読みにくい企業や、部署ごとにバラつきがある会社では、ランニングコストを固定化できるメリットが大きいと言えます。

レンタルの場合は設備投資が不要で、初期費用を抑えながら導入できる点も魅力です。
機器が故障した際のリスクも軽減されるため、管理担当者の負担が大幅に減ります。

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ウルトラプリントのレンタルサービスが選ばれる理由

ウルトラプリントでは、法人の印刷課題に合うように、コスト管理しやすいレンタルプランを用意しています。
トナーはもちろん、メンテナンス対応も含まれているため、毎月の費用が明確になり、予算管理がしやすくなります。

さらに、企業の利用状況に合わせてプリンターの選定や台数の相談もできるため、無駄のない運用が可能です。
社内の印刷量が多い企業だけでなく、「これからコストを見直したい」という会社にも向いています。

導入後のフォローも手厚いため、印刷環境をトータルで改善したい企業にとって頼れるサービスです。

記事のまとめ

オフィスの印刷コストは、日々のちょっとした工夫で大きく変わります。
今回紹介した内容は、どの企業でも取り入れやすく、即効性のあるものばかりです。

・印刷設定の最適化
・トナーや消耗品の調達方法の見直し
・社内ルールの整備
・プリンター配置の改善
・レンタルプリンターの活用

これらを組み合わせることで、トナー代のムダが自然と抑えられ、管理の手間も軽くなります。
とくにレンタルプリンターは、コストの見える化と管理負担の軽減に役立つため、印刷環境を根本から見直したい企業に向いています。

ウルトラプリントでは、印刷量や運用の課題に合わせて機種選定やプランの相談も可能です。
これから印刷コストを本格的に改善したい企業は、一度検討してみると良いでしょう。