プリンター管理は誰がやる？5つの最適な役割分担と費用目安
2026.04.08
プリンター管理を誰がやるべきか、曖昧なまま運用していませんか。
現場任せ、総務任せ、情シス任せなど、会社によってバラバラです。結果として、トラブル対応が属人化しやすくなります。
特に「プリンター管理は誰がやる？」という課題は、担当者の不満や業務停滞の原因になりやすいです。しかし、明確な基準や相場がなく、どこまで誰が対応すべきか分からない企業が多いのが実態です。
本記事では、プリンター管理の最適な役割分担を解説します。さらに、コストや運用負担の観点から、自社に合った管理体制を判断できるようになります。
プリンター管理は誰がやる？結論は「分担＋外部化」
結論から言うと、プリンター管理は1部署に集約するよりも、役割分担と一部外部化が最適です。
よくある失敗は以下です。
・総務に丸投げ
・情シスに過剰集中
・現場に任せっぱなし
これらはすべて非効率になりやすいです。
判断ポイント：1部署集中はトラブル増加の原因になるケースが多い
役割分担の基本モデル
| 業務内容 | 担当部署 |
|---|---|
| 消耗品管理 | 総務 |
| ネットワーク設定 | 情シス |
| 日常トラブル対応 | 現場 |
| 業者連絡 | 総務 or 情シス |
考え方：業務の性質ごとに分けるのが基本
部署別の役割とよくある失敗
総務が管理する場合
総務が担当するケースは多いです。
【メリット】
・管理が一元化しやすい
・備品管理と相性が良い
【デメリット】
・ITトラブル対応が難しい
・属人化しやすい
注意点：IT知識が不足すると対応遅延が発生しやすい
情シスが管理する場合
IT機器として情シスが担当するパターンです。
【メリット】
・ネットワークトラブルに強い
・セキュリティ管理ができる
【デメリット】
・業務負荷が増える
・優先度が下がりやすい
判断ポイント：情シスは「対応遅れ」が起きやすい部署
現場任せの場合
小規模企業で多い運用です。
【メリット】
・即時対応できる
・管理コストが低い
【デメリット】
・属人化する
・対応品質がバラバラ
注意点：担当者不在で業務が止まるケースが多い
印刷枚数別｜最適な管理体制の目安
プリンター管理は、印刷枚数によって最適解が変わります。
| 月間印刷枚数 | 推奨体制 |
|---|---|
| 〜1000枚 | 現場＋総務 |
| 1000〜3000枚 | 総務中心＋情シス補助 |
| 3000〜5000枚 | 総務＋情シス分担 |
| 5000枚以上 | 外部委託＋社内最小対応 |
相場：月3000枚を超えると分担が必須になるケースが多い
プリンター管理コストの相場と計算方法
管理体制を考える上で、コストも重要です。
印刷コスト相場
| 項目 | 相場 |
|---|---|
| モノクロ | 3〜5円/枚 |
| カラー | 15〜25円/枚 |
月額コスト例（3000枚の場合）
| 種別 | コスト |
|---|---|
| モノクロ2000枚 | 約8,000円 |
| カラー1000枚 | 約20,000円 |
| 合計 | 約28,000円 |
コスト計算式
（モノクロ単価 × 枚数）＋（カラー単価 × 枚数）
判断ポイント：月3万円以上なら見直し余地あり
トラブル対応フローの最適設計
プリンター運用で重要なのは、対応フローの明確化です。
基本フロー
1 現場で一次対応
2 解決不可なら総務へ
3 IT系は情シスへ
4 修理は業者へ
判断ポイント：フロー未整備は対応時間を2倍以上にする
よくある失敗例
・誰に連絡すべきか不明
・同じトラブルを何度も対応
・業者連絡が遅れる
これにより、業務停止が発生します。
管理負担が高い会社の特徴
以下に当てはまる場合、運用改善が必要です。
・担当者が固定されている
・トラブル対応に毎月1時間以上かかる
・印刷コストが不明
判断ポイント：属人化＋見えないコストは危険信号
コストと手間を削減する方法
最も効果的なのは、管理の一部を外部化することです。
自社管理 vs 外部委託
| 項目 | 自社管理 | 外部委託 |
|---|---|---|
| トラブル対応 | 社内 | 業者 |
| 消耗品管理 | 社内 | 自動補充 |
| 設定・保守 | 社内 | 一括対応 |
| 負担 | 高い | 低い |
考え方：管理工数もコストとして考えるべき
特にプリンターレンタルでは、以下がまとめて対応されます。
・故障対応
・トナー補充
・定期メンテナンス
注意点：安さだけで選ぶと逆にコスト増になる
まとめ
プリンター管理は「誰がやるか」ではなく、「どう分担するか」が重要です。
総務・情シス・現場それぞれの役割を明確にすることで、トラブルや負担は大きく減ります。
また、月3000枚以上の印刷がある場合は、管理体制の見直しが必要になるケースが多いです。
もし印刷コストが高い、対応が面倒と感じている場合、プリンター契約を見直すことで改善できる可能性があります。
現在の印刷枚数をもとに、適正なコストと管理体制を診断することも可能です。
お気軽にご相談ください。
