会社の印刷コスト相場はいくら？中小企業の平均枚数と費用
2026.03.17
会社の印刷コストは、意外と把握されていないことが多いです。
「毎月どれくらい印刷しているのか」「印刷コストは適正なのか」が分からないままコピー機を使っている企業も少なくありません。
特に中小企業では、印刷枚数や費用の相場が見えないため、現在の契約が高いのか判断しにくいケースが多いです。
この記事では、会社の印刷コスト相場をテーマに、
・中小企業の平均印刷枚数
・1枚あたりの印刷コスト
・印刷コストの計算方法
・コストが高い会社の特徴
などを実務判断できる形で解説します。
自社の印刷コストが適正か判断する参考にしてください。
中小企業の印刷枚数の平均
まず、会社の印刷コストを考えるには
平均の印刷枚数を知ることが重要です。
一般的な中小企業では、次のような印刷枚数が多いです。
| 従業員数 | 月間印刷枚数目安 |
|---|---|
| 5人以下 | 500〜1000枚 |
| 10人前後 | 1000〜3000枚 |
| 20人前後 | 3000〜6000枚 |
| 30人以上 | 6000〜10000枚 |
中小企業 印刷枚数 平均は月1000〜5000枚程度が多いといわれます。
ただし業種によって差があります。
印刷枚数が多い業種は以下です。
・建設業
・不動産業
・製造業
・医療
・教育
これらの業種は
図面・資料・契約書の印刷が多い傾向があります。
会社の印刷コスト相場
次に、印刷コストの相場です。
コピー機の場合、一般的なカウンター料金は以下です。
| 印刷種類 | 相場 |
|---|---|
| モノクロ | 1〜3円 |
| カラー | 10〜20円 |
印刷コスト 相場はモノクロ1〜3円、カラー10〜20円が一般的です。
ただし契約内容によって差があります。
例えば
・リース契約
・保守契約
・機種
・印刷枚数
などで料金が変わります。
印刷コストの計算方法
会社の印刷コストは、次の計算で出せます。
印刷コスト = 印刷枚数 × 1枚単価
例を見てみましょう。
| 印刷内容 | 枚数 | 単価 | 月額 |
|---|---|---|---|
| モノクロ | 3000枚 | 2円 | 6000円 |
| カラー | 500枚 | 15円 | 7500円 |
合計
月13500円
ここで重要なのは
印刷枚数が増えるほどコストが大きくなる点です。
例えば
月1000枚 → 約2000円
月5000枚 → 約10000円
と大きく変わります。
コピー機リースを含めた総コスト
多くの会社では、コピー機はリース契約です。
そのため、実際のコストは次のようになります。
| 項目 | 月額目安 |
|---|---|
| コピー機リース | 5000〜15000円 |
| 印刷カウンター | 5000〜15000円 |
| 合計 | 10000〜30000円 |
コピー機契約の総コストは月1万〜3万円程度が多いです。
ただし枚数が多い会社は
月5万円以上になるケースもあります。
印刷コストが高い会社の特徴
印刷コストが高い会社には共通点があります。
次のようなケースです。
古いコピー機を使っている
古いコピー機はカウンター料金が高いケースが多いです。
特に
・10年以上前の機種
・保守終了機種
はコストが高くなる傾向があります。
カラー印刷が多い
カラー印刷はモノクロの5〜10倍のコストです。
例えば
モノクロ
2円
カラー
15円
そのため
カラー印刷が多い会社は印刷コストが急に上がります。
印刷枚数を把握していない
意外と多いのがこのケースです。
総務担当でも
・月の印刷枚数
・カラー枚数
を把握していないことがあります。
印刷枚数を把握しないと適正契約が判断できません。
印刷コストを下げる方法
印刷コストを下げる方法はいくつかあります。
特に効果が高いのは次の3つです。
コピー機契約を見直す
コピー機契約は
・カウンター料金
・リース料金
でコストが決まります。
同じ印刷枚数でも
契約によって費用は変わります。
印刷枚数に合った機種にする
例えば
| 月印刷枚数 | 適正機種 |
|---|---|
| 〜1000枚 | 小型複合機 |
| 1000〜5000枚 | 中型コピー機 |
| 5000枚以上 | 高速機 |
印刷枚数に合ったコピー機を選ぶのが基本です。
オーバースペックの機種は
コストが高くなりやすいです。
カラー印刷を管理する
カラー印刷は
コストの大きな原因です。
例えば
・カラー制限
・部署制限
・モノクロ設定
などを行う企業もあります。
これだけでも
印刷コストが20〜40%下がるケースがあります。
まとめ
会社の印刷コストは、次のポイントで判断できます。
中小企業の平均
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| 月印刷枚数 | 1000〜5000枚 |
| モノクロ単価 | 1〜3円 |
| カラー単価 | 10〜20円 |
| コピー機総コスト | 月1〜3万円 |
もし現在
・印刷コストが高い
・契約内容が分からない
・コピー機が古い
と感じている場合、コピー機契約を見直すだけでコストが下がるケースもあります。
現在の印刷枚数をもとに
適正なコピー機コストを診断することも可能です。
お気軽にご相談ください。
