プリンターレンタルが向いている会社・向いていない会社の判断基準
2026.01.28
― 検討を進める前に整理しておきたいポイント ―
プリンターレンタルを検討していると、
コスト、トラブル、見積、社内調整など、
さまざまな壁に直面することがあります。
それらを調べていく中で、
「そもそも自社はレンタルを選ぶ前提なのか？」
と感じた方もいるかもしれません。
この記事では、
プリンターレンタルが向いている会社・向いていない会社の考え方を整理します。
無理に結論を出す必要はありません。
まずは、自社の立ち位置を把握することが目的です。
プリンターレンタルが向いている会社の特徴
印刷量が毎月あり、増減が発生しやすい会社
毎月ある程度の印刷があり、
月によって枚数が前後する会社では、
コストと運用を安定させやすいという点でレンタルが合う場合があります。
インクの在庫調整や突発的な追加購入が負担になっている場合、
選択肢として検討しやすい傾向があります。
インク管理・発注の手間を減らしたい会社
インク管理が属人化している場合、
レンタルが合うことがあります。
「誰が管理しているのか分からない」
「気づいたときには在庫が切れている」
こうした状況が続いている場合、
運用をシンプルにするという観点で選ばれることがあります。
拠点・人数の変動がある会社
利用環境が固定されていない会社では、
柔軟に調整できる方法が向いています。
拠点や人数が変わるたびに、
購入やリースの条件を見直すのが負担になるケースもあります。
まずは試して判断したい会社
実際の業務で使ってから判断したい会社にとって、
レンタルは検討しやすい選択肢です。
長期前提で決めにくい場合でも、
社内で説明しやすい進め方になることがあります。
プリンターレンタルが向いていないケース
月の印刷枚数が極端に少ない会社
月に数十枚程度しか印刷しない会社では、
レンタルのメリットを感じにくい場合が多いです。
この場合は、
購入や別の方法の方がシンプルになることもあります。
写真や色再現を最優先する用途
色味や仕上がりを最優先する用途では、
業務用レンタル機が合わないケースもあります。
用途が明確な場合は、
目的に合った機器選びが重要です。
家庭用プリンターの代替が目的の場合
家庭用途や趣味目的の場合、
業務向けレンタルはオーバースペックになることがあります。
完全に放置して使いたいと考えている会社
「何もしなくてよい」という前提で考えると、
期待とのズレが生じやすくなります。
レンタルであっても、
設置環境や基本的な使い方の配慮は必要です。
判断に迷うときの考え方
重要なのは、
月額料金だけで判断しないという視点です。
印刷業務では、
管理の手間やトラブル時の対応、
社内説明のしやすさも含めて考える必要があります。
また、
印刷量と運用負担のバランスで考えると、
自社に合うかどうかが整理しやすくなります。
導入前に注意しておきたい点
「印刷し放題」「インク代無料」といった表現は、
プラン条件によって内容が異なります。
事前に条件を確認しておくことで、
導入後のトラブルを防ぎやすくなります。
まとめ：自社がどこに当てはまるかを整理する
「レンタルが正解かどうか」ではなく、「自社に合っているか」
この視点で考えることが重要です。
すぐに結論を出さなくても問題ありません。
まずは現状を整理し、
必要に応じて相談しながら判断する進め方でも十分です。
プリンターの運用や契約形態は、
会社ごとの事情によって正解が変わります。
この記事は、
「プリンターレンタルを選ぶべきかどうか」を
自社で考えるための整理材料としてまとめました。
もし、
社内で検討する中で
「この条件だとどう考えるのが一般的か」
「見落としやすい点はないか」
といった確認が必要になった場合は、
相談ベースで状況を共有いただくことも可能です。
