プリンターの印刷コストが高くなる会社の共通点
2026.01.09
まず見直すべき5つのポイント
印刷コストが高いと感じていても、
どこに原因があるのか分からないまま使い続けている会社は少なくありません。
この記事では、
印刷コストが高くなりやすい会社に共通するポイントを整理し、
契約や買い替えを検討する前に確認しておきたい視点を解説します。
今すぐ何かを導入する前提ではありません。
まずは現状を整理するための材料としてご覧ください。
なぜ印刷コストは気づかないうちに増えやすいのか
印刷コストは、次のような要素が重なって発生します。
- プリンター本体の費用
- インクやトナーの費用
- 用紙代
- トラブル対応や再印刷にかかる手間
これらが別々に発生するため、
毎月いくらかかっているのかを把握しづらい構造になっています。
その結果、
「特別な無駄はないはずなのに、なぜか高く感じる」
という状態になりがちです。
共通点1 カラー印刷が前提になっている
印刷コストが高い会社でよく見られるのが、
カラー印刷が前提になっているケースです。
社内資料や確認用の書類などは、
モノクロで十分な場合も少なくありません。
カラーとモノクロの使い分けが曖昧なだけで、
月々の印刷コスト は少しずつ積み重なっていきます。
共通点2 インクやトナーの使用状況を把握していない
インクやトナーが高いと感じていても、
実際にどれくらい使っているかを把握できていない会社は多くあります。
- 月に何本消費しているのか
- どの部署で使用量が多いのか
- 印刷量が増える時期はいつか
こうした情報が整理されていないと、
コストを見直す判断ができません。
印刷コストが高く感じられる原因は、
単価そのものではなく、使用状況を管理できていないことにある場合もあります。
共通点3 業務量に合っていないプリンターを使っている
プリンターの方式や性能が、
実際の業務量に合っていないケースも見受けられます。
例えば、
- 印刷量が多いのに家庭向け機種を使っている
- 印刷量が少ないのに高性能な機種を導入している
こうしたミスマッチは、
消耗品コストの増加 や トラブルの発生につながりやすくなります。
価格の高低ではなく、
現在の業務量に合っているかという視点で整理することが重要です。
共通点4 トラブルや再印刷の影響を見落としている
印刷コストには、
数字として見えにくい負担も含まれます。
- 紙詰まりによる再印刷
- 印刷が遅く、作業が止まる時間
- 印刷ミスによるやり直し
こうしたトラブルが続くと、
業務全体の効率が下がり、現場の負担が増えていきます。
共通点5 導入後に印刷環境を見直していない
多くの会社では、
購入時や契約時に検討したまま、
導入後の見直しが行われていません。
しかし、業務内容や人員、印刷量は時間とともに変わります。
導入時に最適だった環境が、
現在も合っているとは限りません。
導入後も定期的に使い方を見直すことで、
無駄なコストに気づけるケースがあります。
まとめ 契約や買い替えの前に整理しておきたいこと
印刷コストが高くなる原因は、
必ずしも機械や料金そのものにあるとは限りません。
まず確認しておきたいのは、次の点です。
- カラーとモノクロを適切に使い分けているか
- 印刷量や消耗品の使用状況を把握できているか
- 業務量に合った運用になっているか
契約や機器の入れ替えを考える前に、
使い方と管理状況 を整理することが、
結果的に印刷コストの見直しにつながります。
今すぐ契約や買い替えを行う必要はありません。
現状を理解することが、コストを抑えるための第一歩になります。
印刷コストや運用について、自社の場合どう考えればよいか整理したい場合は、下記フォームから状況を共有いただくこともできます。
