月額いくらが妥当？印刷コストの“現実的な目安”
2025.11.11
「うちの印刷費、これって普通なのかな？」
毎月の請求書を見て、なんとなくモヤッとしたことはありませんか？
トナー代、用紙代、メンテナンス費……項目は多いのに、結局いくらが妥当なのかがわかりにくい。
そんな“もやもや”を解消したくて、このページを書きました。
この記事では、プリンターの月額コストの内訳とリアルな目安を、できるだけ専門用語を使わずに解説します。
「カラー印刷が多いけど、このくらいなら普通？」
「リースとレンタル、どっちが得なの？」
そんな疑問にも、数字を交えて丁寧にお答えします。
さらに、最後には現状を無料で診断できるチェックリストと比較提案フォームもご用意。
もし今、印刷コストに“正解”が見えないなら――
今日の5分が、月々のムダをなくすきっかけになるかもしれません。
まず“いまの月額”を見える化
「そもそも、うちって毎月いくら使ってるんだろう？」
印刷の話になると、意外と誰も“全体の数字”を把握していなかったりします。
というのも、コストの内訳がバラバラなんですよね。機器の支払い、トナー代、紙代、保守契約……
全部まとめて“印刷費”として管理している会社のほうが少ないんです。
でも、難しく考える必要はありません。
実は、月額の目安は「足し算」で出せます。
月額コストの公式（かんたん版）
月額＝①機器費＋②保守費＋③消耗品（単価×枚数）＋④用紙（単価×枚数）
たとえば、こんな感じです。
- ①機器費：購入なら月割り、リース・レンタルならそのまま月額。
- ②保守費：点検や修理、代替機対応など。レンタルはここが“込み”のケースが多い。
- ③消耗品費：モノクロ／カラーの1枚あたり単価に印刷枚数を掛け算。
- ④用紙費：コピー用紙の単価（だいたい0.5〜1円）×枚数。
試しに、ざっくり計算してみましょう
月間1,000枚印刷（うちカラー20%）
モノクロ：4円×800＝3,200円
カラー：15円×200＝3,000円
用紙：0.8円×1,000＝800円
合計で 約7,000円。
ここに機器＋保守を足せば、毎月の“だいたい”が見えてきます。
もしレンタル型なら、機器＋保守が定額に含まれることが多く、
「トナーがなくなった」「印字が薄い」といった突発対応も込み。
費用のブレが小さいぶん、稟議や見積りも通しやすいのがポイントです。
実際、毎月の経費をまとめている担当者ほど、
「定額のほうが助かる」と感じるケースが多いですね。
予算が読みやすく、経理とのやり取りもスムーズになります。
今日からできる運用最適化
さて、コストを把握したら次は“減らす”番です。
大げさなことをしなくても、設定を3つ変えるだけで印刷量は驚くほど減ります。
✅ まずやるべき3つの設定
- 既定をモノクロにする
→ カラーは選択したときだけ。ちょっとした資料は自動でモノクロ出力に。 - 両面＋2in1集約をデフォルトに
→ A4の資料を1枚に2ページ印刷すれば、紙の使用量が半分に。 - ドラフト（軽量）モードを標準に
→ 社内共有やチェック用なら、わざわざ高画質にする必要はありません。
この3つだけでも、印刷コストは1〜3割削減できることがあります。
「え、そんなに？」と思うかもしれませんが、
実際にやってみると、会議資料の厚みが目に見えて違うんです。
さらに効く“運用テク”
- ID印刷（ジョブ保留）：取りに来た人だけ出力 → 取り忘れゼロ。
- 未取得ジョブの自動削除：24時間で削除。ムダ刷り防止。
- 部門別ダッシュボード：誰が・どの部署が・どのくらい印刷しているかを“見える化”。
この3つを導入すると、印刷の“意識”が変わります。
たとえば、「なんとなく全部カラーにしてた」人が減るんです。
数字が見えるだけで、「自分の部署って意外と多いな」と気づける。
その効果は地味ですが、確実に効きます。
もし、システム変更が難しい場合でも、
まずは「既定の設定を見直す」だけで十分スタートできます。
ルールより“最初の一歩”が大事です。
たった3つ設定を変えるだけで、毎月のコストに目に見える変化が出ます。
次の章では、「購入・リース・レンタル」それぞれの費用感と特徴を整理していきます。
どれが自社に合うのかを判断するための“現実的な目安”をお伝えします。
選択肢の比較（公平・中立）
「結局、うちは買うべき？借りるべき？」
ここで多くの担当者さんが迷うポイントです。
購入・リース・レンタル――どれも一長一短で、“正解”は使い方や期間によって変わります。
まずは、それぞれの特徴をざっくり整理してみましょう。
どれが優れている・劣っているというよりも、「自社の状況に合っているか」が大事です。
| 形態 | 特徴 | 初期費用 | 月額 | 保守 | 向いているケース |
|---|---|---|---|---|---|
| 購入 | 資産計上。自由度が高く、カスタマイズも自在 | 高い | 低〜中 | 任意 | 長期固定・高稼働の本社向け |
| リース | 中期（5年前後）の固定契約。コストを平準化 | 中 | 中 | 別契約 or 込み | 中量印刷の安定運用に |
| レンタル | 柔軟。短期・多拠点・保守込みが主流 | 無～低 | 低〜中（含保守） | 込み | 試験導入、短期案件、拠点ばらつき向け |
正直、どの選択肢も「向き・不向き」があります。
たとえば、購入は長期的には安上がりですが、初期費用が重く、故障時の手配も自社持ち。
リースは安定感がありますが、途中解約がしづらい。
一方で、レンタルはコストが少し高めに見えるものの、保守込みで“手間を外出し”できるのが大きな強みです。
ここを数字で比べると見えにくいのですが、
実際の運用で「修理対応」や「トナー発注」にかかる人的コストを考えると、
レンタルが“結果的に安かった”というケースがかなりあります。
ちょっとした“あるある”話
以前、あるメーカー系の営業所でこんなことがありました。
プリンターを買い切りで導入していたのですが、
ある日突然「エラーコードが出て動かない」と現場がストップ。
サポート窓口に電話しても、修理まで5日。
その間、FAX対応・手書き処理で現場は大混乱でした。
「たった数日のことだけど、正直、もうこりごりです」と担当者さん。
最終的に保守込みレンタルに切り替えたことで、
次からはトラブル時に即日代替機対応ができるようになり、
「現場が止まらない安心感が全然違う」と話していました。
レンタルプリンターを“押す”理由
もちろん、レンタルが“万能”というわけではありません。
でも、現場の声を聞いていると、「思っていたより便利だった」という反応が圧倒的に多いです。
理由はシンプルで、“定額で全部コミ”だからです。
📘 レンタルのメリット、ざっくりまとめると…
- 料金が読みやすい：保守・修理・消耗品込みで、月ごとのブレが少ない。
- 初期費用が低い：導入ハードルが下がり、試験導入にも向く。
- トラブルに強い：代替機対応や遠隔サポートで、ダウンタイムを最小限に。
- 拠点展開に強い：支店や現場単位でも柔軟に増減可能。
💬 例：弊社の定額レンタルプラン
月額 15,500円＋税 で フルカラー刷り放題＋保守込み。
カラー資料が多い会社や、予算を「月額で固定したい」企業様から特に好評です。
ミニ事例：製造業A社のケース
製造業A社（拠点3カ所、月3,500枚／カラー25%）では、
もともと機器を購入して使っていましたが、
「修理費やトナー代が月によってバラバラで、稟議が面倒」という悩みがありました。
レンタルに切り替えたことで、月額が固定化。
さらにトナー手配や故障連絡も一本化され、
「誰がどこに電話すればいいか」で迷うことがなくなったそうです。
数字だけでなく、運用ストレスの軽減という効果も見逃せません。
まとめると…
レンタルは「月額が高めに見える」ことがありますが、
実際には“機器・保守・消耗品・対応時間”を含めた総コストで見れば、
むしろ安定して予算管理しやすい選択です。
特に、複数拠点や短期プロジェクトなど、
“止まれない現場”を抱える会社ほど、この「定額＋保守込み」の仕組みが効いてきます。
「月額いくらが妥当？“現実的な目安”をシミュレーション」
を、人間らしいトーンと感情の流れを維持しながら執筆します。
単なる表ではなく、「読者が自分の会社を思い浮かべながら読める」ようにしています👇
月額いくらが妥当？——“現実的な目安”をシミュレーション
「結局、月いくらぐらいが普通なんだろう？」
ここまで読んでくださった方なら、もう気になっているはずです。
印刷コストは機種・使い方・契約形態でかなり幅がありますが、
今回は“ざっくり妥当”なラインを掴むための、リアルなレンジ感を紹介します。
🧾 コストの基本レンジ（目安）
| 項目 | 一般的な範囲（企業利用） | 備考 |
|---|---|---|
| モノクロ印刷（1枚） | 2.5〜5.0円 | 高ボリュームは2.0円台も |
| カラー印刷（1枚） | 12〜25円 | 高ボリュームは8〜20円台 |
| 用紙 | 0.5〜1.0円 | 大量購入で0.4円程度も |
| 機器費（減価 or レンタル料） | 3,000〜15,000円/月 | 中〜大規模は10,000〜40,000円 |
| 保守費 | 3,000〜10,000円/月 | レンタルは込みが基本 |
この数字を見ると、「思ってたより幅があるな」と感じる方も多いと思います。
でもこの幅こそが“現実”。
印刷環境って、企業によって本当に違うんです。
ケースA：月800枚・カラー20%
たとえば、社員数10名ほどのオフィス。
請求書や資料印刷が中心で、たまにプレゼン資料をカラーで出す程度。
計算してみると…
- モノクロ：640枚×4円＝2,560円
- カラー：160枚×15円＝2,400円
- 用紙：800枚×0.8円＝640円
- 機器費＋保守費：およそ6,000〜15,000円
合計すると、約1万円前後〜2万円台が妥当。
✏️この規模なら、月額1〜2万円のレンタルプランが“安心＋コスパのバランス”です。
ケースB：月3,000枚・カラー15%
社員30〜50人規模、部門ごとにプリンターを使うようなケース。
- モノクロ：2,550枚×4円＝10,200円
- カラー：450枚×18円＝8,100円
- 用紙：3,000枚×0.7円＝2,100円
- 機器費＋保守費：10,000〜25,000円
合計で 約30,000〜45,000円/月。
中規模オフィスなら、このラインが多いですね。
月によるブレを考えると、レンタルの定額3〜4万円台で運用できればかなり安定的。
ケースC：月8,000枚・カラー10%
営業拠点が複数ある企業や、資料を大量に扱う業種。
- モノクロ：7,200枚×3円＝21,600円
- カラー：800枚×12円＝9,600円
- 用紙：8,000枚×0.6円＝4,800円
- 機器費＋保守費：20,000〜40,000円
合計で 約55,000〜75,000円/月。
ボリュームが増えるほど単価は下がりますが、機器の負担も増えるため、
保守体制の強いプランを選んだほうが結果的に得です。
💬 数字に表れない“安定の価値”
実は、「1枚いくら」よりも、トラブル時の対応スピードのほうが
最終的な満足度を左右します。
プリンターって、止まると地味に痛いんですよね。
請求書が出せない、見積が遅れる、納期がずれる……。
こうした“業務の遅延リスク”を含めて考えると、
多少高くても保守込みのレンタルが結果的に安定します。
ある担当者さんはこう言っていました。
「以前は“機器代を節約”するつもりで購入したけど、
修理やトナー発注のたびに時間を取られて、結局コスト以上に疲れた」
数字だけでは測れない、“運用の手間”も大切な判断軸です。
まとめると…
| 月間枚数 | 想定カラー比率 | 妥当な月額目安 | おすすめの運用形態 |
|---|---|---|---|
| 〜1,000枚 | 20%前後 | 約1〜2万円 | 小規模：軽量レンタル or 既存機見直し |
| 〜3,000枚 | 10〜20% | 約3〜5万円 | 中規模：保守込みレンタルが安定 |
| 5,000枚〜 | 10%以下 | 約5〜10万円 | 大規模：リース or カスタム契約 |
ポイント： 枚数が増えるほど“機器費の1枚単価”は下がる。
ただし、稼働が上がる分、**保守品質（SLO）**が重要になります。
まとめ：月額の目安は「自社の条件で見える化」することから
ここまで、印刷コストの目安や削減の工夫を見てきました。
なんとなく「うちもそろそろ見直したほうがいいかも」と感じた方も
きっと多いのではないでしょうか。
でも、焦る必要はありません。
大事なのは、“平均的な相場”ではなく、自社の使い方に合った現実的な数字を知ることです。
毎月の印刷枚数、カラー比率、機器の稼働時間、そして保守体制。
この4つを整理するだけで、コストの“正体”はかなり見えてきます。
もしここで、数字の出し方がピンと来なくても大丈夫です。
私たちが一緒に整理し、現状診断から最適プランまで無料でサポートします。
📋 まずは「見える化」から始めてみませんか？
印刷コストの最適化って、いきなり契約を変える話ではありません。
むしろ、“現状を正しく把握する”ところがスタートラインです。
🔍 現状ヒアリング（15分）→ 月額の概算目安をその場でご提示
💬レンタルの構成提案
面倒なことは一切なし。
今の契約内容や使用状況を一緒に見直すだけで、
「なんとなく高い気がする」が「なるほど、これくらいが妥当」に変わります。
もし迷ったら、こう考えてみてください
- 月によって印刷費がバラつく
- 修理やトナー補充で担当者の時間が取られている
- 拠点ごとに契約や費用が違っていて把握が大変
これらのどれかに当てはまるなら、
定額レンタル＋保守込みの仕組みを検討する価値があります。
安定した月額費用と、ダウンタイムを減らす仕組み。
結果的に、“お金”だけでなく“時間”と“安心”も手に入ります。
次の一歩へ
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「うちはどうだろう？」と思ったその瞬間が、見直しのチャンスです。
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